Sikre arkiv for framtida: Resultat frå kartlegging av papirarkiv

Onsdag denne veka skal den første av to prosjektrapportar til prosjektet Sikre arkiv for framtida publiserast som vedlegg til saksframlegg på representantskapsmøtet 22. april. Rapporten Magasinstatus og magasinbehov ved IKAMR 2022-2050 inneheld detaljert resultat frå kartlegging av papirarkiv hos eigarande våre som vart gjort i februar og mars 2022. I rapporten gjer vi ei utgreiing av dagens magasinsituasjon og spår om magasinbehova for framtida.

IKAMR sine magasin er per dags dato omtrent 80% fullt utnytta. Til saman har våre fire magasin litt over 15 000 hyllemeter i kapasitet og i underkant av 3 000 ledige hyllemeter. Vi slit med utstyrsmangel i magasina våre og arbeidsforholda og forholda til langtidslagring av papirarkiv er ikkje tilstrekkeleg i det lange løp. 87% prosent av samlingane består av kommunalt arkivmateriale frå eigarane våre. 13% inneheld ikkje-kommunalt arkiv, t.d. privatarkiv, ekstern utleige og fotoarkiv.

Vi antar å ta imot mellom 4 000 og 5 000 hyllemeter arkiv i den neste fireårsperioden fram til 2025. Dette inkluderer for det meste ordnings- og digitiseringsprosjekt som er undersskrivne per dags dato.

Dei siste månadene har vi gjort ei omfattande innsamling av opplysningar om uteståande papirarkiv frå alle våre eigarar for å undersøke magasinbehov for framtida. Andri Jonsson, rådgjevar, og Torstein Skeide Olsen, rådgjevar og magasinansvarleg ved IKAMR, reiste rundt i februar og mars og besøkte 13 kommunar og fylkeskommunen for å telje opp papirarkiv. Dei kommunane som blei besøkt var Averøy, Giske, Gjemnes, Hareid, Kristiansund, Molde, Rindal, Sande, Sunndal, Surnadal, Vanylven, Vestnes og Ørsta. Andre kommunar har i tillegg sendt inn tal frå eiga innsamling og kartlegging. Alle arkivleiarar fekk tilsendt eit spørjeskjema med spørsmål om papirarkivdanning i kommunen og om planane deira for framtidig arbeid med papirarkiv.

Det vart kartlagt til saman 17 517 hyllemeter bevaringsverdig papirarkiv hos eigarane våre. Dette er arkiv som kan på eit eller anna tidspunkt bli deponert til IKAMR. Det blei også kartlagt store mengder arkiv i storformat, som vi må vere i stand til å kunne ta imot. Fylkeskommunen og dei tre største bykommunane; Ålesund, Molde og Kristiansund eig til saman nesten halvparten av alt kommunalt papirarkiv skapt i fylket. Ålesund er den største arkivskaparen med omtrent ein femtedel av alt arkiv som ikkje er deponert.

Eigarane våre har deponert til saman litt over 10 000 hyllemeter kommunalt arkiv per dags dato. Det betyr at omtrent to tredjedelar av alt arkivmateriale skapt mellom 1837 og 2022 er ikkje deponert. Basert på alderen til det uteståande arkivmaterialet, og med auka satsing på tidleg deponering, og ordningsprosjekt dei siste åra (40% av alle deponerte hyllemeter i 2018-2021 har vore på ordningsprosjekt), ser vi for oss at det vil bli eit enormt press på deponering i løpet av dei neste 10 åra. Vi ser for oss at det kunne blitt deponert ca. 5 000 hyllemeter i perioden 2022-2025; ca. 5 000 hyllemeter i perioden 2026-2030, ca. 4 500 hyllemeter i perioden 2031-2035 og i underkant av 3 000 hyllemeter i perioden fram mot 2040. Dette utgjer gjennomsnittleg 1 276 hm per år fram til 2030, og 956 hm per år etter 2030.

Dette føreset sjølvsagt at IKAMR er godt nok rusta med tilsette, utstyr, kontorplassar og - ikkje minst - magasinplass, til å kunne ta imot alt dette arkivmaterialet. Variablar som kan påverke den totale summen arkiv som blir deponert, t.d. arkivavgrensing og kassasjon er omtalt og tatt stilling til i rapporten.

Vi ønsker å takke alle arkivtilsette og einingsleiarar for eit produktivt samarbeid under innsamlinga av tal til kartlegginga.

Les heile rapporten her.

Tekst: Andri Jonsson