Elektronisk bevaring

Bevaring av elektronisk informasjon er eit særs ressurskrevjande arbeid. Informasjon som blir skapt i eit informasjonssystem er proprietær av natur. Dette inneber at ein er avhengig av eit spesifikt system for å lese informasjonen. Dette inneber igjen at levetida for informasjonen er den same som for systemet den er skapt i. Frå eit arkivfagleg standpunkt er dette heilt uakseptabelt.

Eit sentralt prinsipp i bevaringsarbeidet, er at ein skil mellom system og informasjon. Informasjonen blir bevart uavhengig av det opphavlege systemet den vart skapt i.

IKA Møre og Romsdal nyttar arkivforskriften frå 01.012018 sine spesifiserte krav til elektronisk arkivmateriale. Ein skil her mellom metadata (data om data) og sjølve dataene. Metadata skal innehalde ei fullstendig struktur- og innhaldsbeskriving av uttrekket som blir avlevert. Saksarkiv deponerast som hovudregel som ordna uttrekk i eit Noark 5 uttrekksformat, medan uordna uttrekk deponerast som tabelluttrekk i det godkjende SIARD uttrekksformatet og ordnast gjennom IKA Møre og Romsdal si produksjonslinje med gjenbruk av malsett for systema.

Uttrekket frå systemet blir konvertert til XML (Extenisble Markup Language) som blir definert som eit av fleire godkjende format i normalinstruksen sin §4.3.2. Årsaka til at ein har valt XML som arkivformat i IKA Møre og Romsdal er at dette er eit sjølvbeskrivande format, som enklast vil kunne rekonstruerast.

Eit elektronisk depot vil etter kvart innehalde store mengder data. For å kunne sikre, tilgjengeleggjere og legge til rette for at informasjon vert brukt, er det ein føresetnad at bevaring og formidlig blir sett under ein og same "paraply".

Elektronisk informasjon let seg formidle på ein meir effektiv måte enn papirbasert informasjon. Elektronisk informasjon er også overlegen når det gjeld framfinning. Sjølv om ein kommune har informasjon på papir, vil ein elektronisk versjon av informasjonen gje meirverdi på desse områda. Tek ein i betraktning at elektronisk informasjon ikkje krev plass, i ordet si tradisjonelle tyding, er ei dobbeltarkivering å føretrekke.