Satsing på bevaring av fagsystem i kommunal sektor

IKAMR og KDRS produksjonsline er ein metode for å eksportere data frå IT-system, beskrive desse i eit standardisert format og produsere arkivpakkar (AIP) for langtidsbevaring og formidlingspakkar (DIP) for innsyn. Metoden støttar alle former for uttrekk av digitalt skapt materiale, blant anna Noark 5, Noark 4, Noark 3, tabelluttrekk og heile databasedumpar. Noark- og tabell-uttrekk blir behandla som ferdige uttrekk (ordna elektroniske arkiv), som er klare for validering, bevaring og innsyn i arkivdepot. Det største potensialet i produksjonslinja på kort sikt er behandling av heile databasedumpar (uordna elektroniske arkiv) for å bevare eldre system som er gått ut av bruk. Riksarkivarens løyving vil bli brukt til å lage malsett for slike system, slik at databasedumpen via eit såkalla SIARD-uttrekk, kan bli automatisk behandla. Dessutan vil produksjonsdokument bli transformert til arkivversjon PDF/A og arkivpakkar (AIP) og formidlingspakkar (DIP) blir laga. IKAMR sine eigarkommunar kan derfor bevare system fullelektronisk der dei normalt måtte skrive alt ut på papir. IKAMR presiserer at kvart enkelt system frå kvar kommune/fylkeskommune må meldast inn for deponering. Kommunen må saman med depot (IKAMR) vurdere om eit malsett kan nyttast eller lagast og om systemet kan bevarast elektronisk eller må skrivast ut på papir. Alle avlsutta system eller system som er konvertert over til nytt system skal bli tatt uttrekk av og innleveringspakke (SIP) skal deponerast til depot (IKAMR). Dette gjeld også dersom heile eller delar av systemet er importert som historiske data i et nytt system. Dette vil bety ei stor lette for arkivarane i kommunane.

Tekst: Torbjørn Aasen, IT-rådgjevar IKAMR.