Endring i rutinar med avleveringsveker

Frå 2021 vel vi i ein prøveperiode å gå vekk frå dei faste avleveringsvekene. Organisasjonen har endra seg med åra, og behovet for faste veker er kanskje ikkje der på same måten som før. Samtidig kan ein på denne måten unngå det stresset vi nokre gongar ser oppstår når de prøver å bli ferdig med ordning/listeføring/godkjenning av eit arkiv for nå ei spesifikk avleveringsveke.

Prøveperiode med nytt regime blir første halvår 2021, før vi tek ei evaluering av endringane.

Det som ikkje endrar seg er at ein må ta kontakt i god tid for å avtale avlevering. Det vil seie minst 2 veker. Eit mottak av arkiv må planleggast på førehand hos depot: Kvar skal arkivet stå? Kor mykje plass tek det? Når du tek kontakt for å avtale avlevering, oppgi også kva de ønsker å avlevere. Det vil seie følgande informasjon skal vere med:

• arkivskapar(ar)
• kva serie/seriar det er snakk om
• ytterår på denne serien/desse seriane
• mengde per serie (boksar/hyllemeter)

Avleveringsdato og tidspunkt skal alltid vere avtalt med ein saksbehandlar hos IKAMR på førehand, ein har ikkje høve til å kome uanmeldt med arkiv. Om ikkje anna er avtalt spesifikt, skal arkiv som blir avlevert vere ordna, listeført og godkjent for avlevering. Det er depot som avgjer om arkivet skal avleverast på noverande tidspunkt. For å få avlevert til depot skal arkivet vere ute av administrativ bruk.

Det kan vere lurt å samkøyre avleveringar internt i kommunen, arkivleiar i kommunen skal vere informert.

Ta kontakt via postmottak@ikamr.no, eller tlf 406 18 600.