Autorisasjon av protokollar

Å identifisere ein protokoll vil seie at me vil finne ut kva kommune protokollen høyrer til, kva for eit einskildarkiv, kva slags protokoll det er og kva tidsrom han omfattar.
Mange protokollar er merka utanpå eller på første bladet, slik at ein lett finn ut av desse spørsmåla. Andre protokollar manglar slik informasjon, og då kjem eventuelle autorisasjonar godt med i identifiseringsarbeidet.
I eldre tider vart nemleg ein del protokollar autoriserte til bruk for eit forvaltingsorgan av høgare styresmakter. Autorisasjonformularet finn ein gjerne bak i protokollen, på siste side eller på innsida av permen. Av formularet går det fram kva protokollen var autorisert som, til dømes forhandlingsprotokoll, dagbok osb. Likeeins kjem det fram kva forvaltingsorgan protokollen er autorisert til bruk for.
Dateringa i autorisasjonen gjev ein indikasjon på når omtrent protokollen er teken i bruk, men det kan også ha gått nokre år frå autorisasjon til ein byrja bruke protokollen.
I tillegg til sjølve autorisasjonen, var det gjerne drege ein tråd gjennom protokollen som var forsynt med eit lakksegl i knuten.
Nedanfor fylgjer eit døme på ein autorisasjon, der amtmann Arveschoug har autorisert ein protokoll ein finn i kommunearkivet i Vanylven.
-

Denne folierede, gjennemdragne og med Amtets Segl forsynede Protocol, indeholdende 92 – to og niti – Blade, - auctoriseres herved til Forhandlingsprotocol for Vanelvens Herredskommision.
Romsdal Amt, 27 Mai 1864.
Arveschoug