14.10.2014

Metadata standardar

Spesielle retningslinjer for dokumentasjon av metadata (ADDMML)

Dokumentasjon av metadata iht. ADDMML.dtd kan produseres ved hjelp av ARKADUKT. ARKADUKT er et åpent tilgjengelig verktøy som er utviklet og vedlikeholdt av Riksarkivet. Utover de begrensninger som ligger til grunn i ADDMML.dtd, har IKA Møre og Romsdal utviklet lokale retningslinjer for arkivuttrekk.

Metadata standarder for IKA Møre og Romsdal IKS

• Arkiv ID (ar_id CDATA #REQUIRED)
o Entydig identifikator for arkivet skal være domenenavn, f.eks. "ikamr.no"
• System ID (sy_id CDATA #REQUIRED)
o Entydig identifikator for systemet, f.eks. ”K2000”

• Dataset ID (ds_id CDATA #REQUIRED)
o Entydig identifikator for datasettet, Arkiv ID/System ID/løpenummer (ikamr.no/K2000/1)
• Beskrivelse av datasett(ds_descr (#PCDATA))
o Beskrivelse av versjons-/datasettets innhold skal være utfyllende
• Format (format (#PCDATA))
o Format for tabelldata skal være XML (Extensible Markup Language)
• Postskille (recsep (#PCDATA))
o Postskille i filene skal være "NO" (=intet fysisk postskille)

• Navn (name CDATA #REQUIRED) / path (CDATA #REQUIRED)
o Det skal benyttes relative path
• Beskrivelse av fil (fi_descr (#PCDATA))
o Beskrivelse av filens innhold skal være utfyllende.

• Felt beskrivelse (ft_descr (#PCDATA))
o Alle felt skal gis god beskrivelse av hva feltets innhold betyr

Organisering av data på lagringsmedium

Data som oversendes til deponering skal lagres på CDR. Alle data skal lagres i en mappe på rot nivå som heter ARKIV. Består arkivuttrekket av flere CD’er skal mappen også være nummerert (ARKIV1, ARKIV2 ….). Mappen ARKIV skal inneholde følgende filer;

1. addmml.dtd
• Riksarkivarens dtd skal følge alle deponeringer.
2. METADATA.XML
• Metadatane som er produsert på grunnlag av addmml.dtd skal ha filnavn i uppercase (store bokstaver). Alle metadata filer skal være validert mot addmml.dtd. 
3. ”tabellnavn”.xml
• Tabeller skal eksporteres som filer, hvor hver tabell som skal bevares skal representerer en XML fil. XML filen skal ha samme navn som tabellen. Hvis tabellfilen er splittet, skal filen i tillegg til tabellnavnet være nummerert. (sak1.xml, sak2.xml)

Konvertering av data
Tabeller skal konverters fra databasen som XML filer. Eventuelle fulltekstdokumenter i databasen, eller i filstrukturer er i utgangspunktet ikke bevaringverdige så lenge disse dokumentene også er arkivert i et papirbasert arkiv. Alle felt som forekommer i tabellen skal også skrives ut i XML filene, dvs. også tomme felt.

Distribusjon av data til depot
Arkivuttrekk skal enten fysisk overleveres, eller sendes rekommandert til IKA Møre og Romsdal IKS.

ADDMML.dtd - Versjon 7.3 (27.06.2001) blir i dag brukt av IKAMR.
Riksarkivet arbeider med ADDML - Versjon 8.2 som IKAMR vil vurdere når denne nye versjonen er klar til praktisk bruk.

Testverktøy frå Arkivverket
 

 

Vedlegg: