14.10.2014

Elektronisk bevaring

Bevaring av elektroniske informasjon

Bevaring av elektronisk informasjon er eit meget ressurskrevjande arbeid. Informasjon som skapast i eit informasjonssystem er proprietær av natur. Dette inneber at ein er avhengig av eit spesifikt system for å lese informasjonen. Dette inneber igjen at levetiden for informasjonen er den same som for systemet den er skapt i. Frå eit arkivfagleg standpunkt er dette heilt uakseptabelt.

Eit sentralt prinsipp i bevaringsarbeidet, er at ein skiljer mellom system og informasjon. Informasjonen bevarast uavhengig av det opprinnelege systemet den vart skapt i.

Rammeverket i bevaringsarbeidet
IKA Møre og Romsdal nyttar normalinstruksens spesifiserte krav til elektronisk arkivmateriale. Ein skiljer her mellom metadata (data om data) og sjølve dataene. Metadata skal inneholde ein fullstendig struktur- og innholdsbeskrivelse av uttrekket som avleverast. Denne struktur og innholdsbeskrivelsen følgjer Riksarkivarens DTD (Document Type Definition) ADDMML - Archives' Data Description and Manipulation Markup Language.

Uttrekket frå systemet konverterast til XML (Extenisble Markup Language) som definerast som eit av fleire godkjente formater i normalinstruksens §4.3.2. Årsaken til at ein har valgt XML som arkivformat i IKA Møre og Romsdal er at dette er eit sjølvbeskrivande format, som enklast vil kunne rekonstruerast.

Formidling av elektronisk informasjon
Eit elektronisk depot vil etter kvart innehalde store mengder data. For å kunne sikre, tilgjengeleggjere og leggje til rette for at informasjon vert brukt, er det ein forutsetning at bevaring og formidlig sjåast under ein og same "paraply".

Elektronisk informasjon let seg formidle på ein meir effektiv måte enn papirbasert informasjon. Elektronisk informasjon er også overlegen når det gjeld framfinning. Sjølv om ein kommune har informasjon på papir, vil ein elektronisk versjon av informasjonen gje meirverdi på desse områda. Tar ein i betraktning at elektronisk informasjon ikkje krevjer plass, i ordets tradisjonelle tyding, er ein dobbeltarkivering å foretrekke.