14.10.2014

Instruks avlevering

Instruks for elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til IKA Møre og Romsdal IKS

Følgende retningslinjer skal følges ved deponering og/eller avlevering av elektroniske arkiver til arkivdepot i IKA Møre og Romsdal.

Generelt
Avlevering innebærer at IKA Møre og Romsdal overtar ansvar over materialet (jf. lov om arkiv § 10), herunder ansvaret for alt videre teknisk vedlikehold og de tekniske konverteringer som senere kan være nødvendige.

Når arkivmateriale deponeres (overføres som depositum), beholder vedkommende arkivskaper det fulle ansvar. Den kopi av materialet som er deponert i IKA Møre og Romsdal, bevares utilgjengelig for bruk. Arkivskaper har fortsatt det hele og fulle ansvar for materialet, og må vedlikeholde det aktuelle IT-systemet og betjene egne brukere (klienter) inntil den formelle avleveringen har funnet sted. En arkivskaper som deponerer elektronisk arkivmateriale, kan følgelig ikke slette arkivdata i sitt IT-system.

Ved deponering og avlevering av elektronisk materiale skal definerte data migreres ut fra systemene. IT systemene i seg selv er derfor ikke gjenstand for bevaring. Med arkivuttrekk menes et definert sett av tabeller som er migrert ut av et system, som til sammen utgjør det som anses for å være den bevaringsverdige informasjon i systemet.

Systemer som skal deponeres/avleveres
For bevaring prioriteres generelt arkivuttrekk fra følgende kategorier av IT-systemer: 
1. Journalsystemer med eller uten tilknyttede elektroniske dokumenter
2. Andre registre og databaser som dokumenterer organers saksbehandling
3. Fagsystemer, dvs. registre og databaser som brukes som grunnlags- eller støttesystemer for saksbehandling

Kommuner oppfordres til å ta kontakt med IKA Møre og Romsdal for rådføring med hensyn til bevaring og kassasjon av elektronisk arkivmateriale.

Med utgangspunkt i den tekniske organisering og gjennomføring av migrering, skiller IKA Møre og Romsdal mellom deponering fra systemer som følger Noark-4 standard, og øvrige systemer.

Arkivuttrekk fra systemer som følger Noark-4
I henhold til arkivforskriften § 3-17 skal arkivuttrekk fra elektroniske journaler, inkludert eventuelle tilknyttede elektroniske dokumenter, deponeres i arkivdepot straks en journal- eller arkivperiode - vanligvis en valgperiode - er avsluttet.

Periodiske avleveringer fra Noark-4 skal følge spesifiserte krav i Noark-4.1, kap. 15 (Formater for utveksling og avlevering)

Periodiske uttrekk fra Noark 4-systemer 
Journalopplysningene skal eksporteres fra databasen som tabelluttrekk fra hele arkivperioder, jf. reglene for periodisering og bortsetting i Noark 4.1.

Uttrekket skal omfatte: 
1. En eller flere avsluttede hele arkivdeler
2. Eventuelle elektroniske saksdokumenter som er tilknyttet journalpostene
3. Rapporter
a. Journal (jfr. Kapittel 11.3.2 i Noark 4)
b. Saks- og dokumentoversikt (jfr. Kapittel 11.4.4)
Ved avlevering og deponering skal tilknyttede elektroniske saksdokumenter overføres sammen med uttrekket fra Noark-systemets tabeller også når de elektroniske dokumentene bare utgjør en del av saksarkivet. Den del av saksarkivet som består av dokumenter på papir, skal først følge som ledd i den ordinære avleveringen når materialet er ca. 25-30 år gammelt.

Til uttrekk som er produsert av et system basert på Noark-4 skal det også følge med spesifikk dokumentasjon fra systemleverandøren som beskriver hvilke deler av Noark-4 som er inkludert i systemet.

Arkivuttrekk fra øvrige systemer
For arkivuttrekk fra øvrige systemer skal Riksarkivarens metadata standard - ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Markup Language) følges. Dette gjelder også for systemer som følger Noark-3/Koark standard.

XML (Extenisble Markup Language) skal benyttes som format for tabelluttrekk.

Produserer arkivskaper arkivuttrekk selv, eller benytter eksterne konsulenter til dette arbeidet, skal IKA Møre og Romsdals retningslinjer for produksjon av metadata iht. ADDMML følges (Vedlegg 1).

Historiske baser
Historiske baser inneholder data fra avsluttede perioder, og dannes ofte som et ledd i implementering av nye systemer eller versjoner av systemer. Historiske baser faller dermed inn under arkivforskriftens § 3-17, og skal deponeres straks etter at perioden er avsluttet/den historiske basen er generert.

Ansvar
Arkivskaper er selv ansvarlig for å følge arkivlovens forskrifter med hensyn til når deponering og avlevering skal gjennomføres. Dette gjelder både for periodiske arkivuttrekk fra systemer som følger Noark-4 standard, og deponering og/eller avlevering fra øvrige systemer. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre kvalitetskontroll av alle arkivuttrekk. Det er imidlertid arkivskaper sitt ansvar at arkivuttrekket samsvarer med de spesifikasjoner som er gitt i avleveringsreglementet. IKA Møre og Romsdal kan returnere arkivuttrekk til arkivskaper, hvis arkivuttrekket viser seg å ha avvik.

Bruk av tjenester knyttet til produksjon av arkivuttrekk
IKA Møre og Romsdal kan tilby teknisk bistand ved migrering og dokumentasjon av data, dvs. produksjon av arkivuttrekk. For at IKA Møre og Romsdal skal kunne yte teknisk bistand forutsettes det at organet har det aktuelle systemet i operativ drift, dvs. at systemet er vedlikeholdt og at egne brukere (klienter) fortsatt betjenes.

Avleveringsprosessen
Arkivskaper må selv ta initiativ til å avtale tidspunkt for avlevering/deponering. Hvis arkivskaper har systemer som skal deponeres periodevis (systemer basert på Noark-4 og historiske baser) plikter organet å melde fra til IKA Møre og Romsdal ved innføring av slike periodiseringsrutiner. Organet skal i god tid før periodens slutt avtale tidspunkt for periodisk avlevering.

Når arkivuttrekket er kommet IKA Møre og Romsdal i hende, vil arkivskaper motta en mottakskvittering. IKA Møre og Romsdal vil gjennomføre en kvalitetskontroll av det aktuelle arkivuttrekket så raskt som mulig etter mottak. Etter gjennomført kvalitetskontroll vil organet få tilbakemelding om deponeringen. Hvis det kan påvises avvik i arkivuttrekket, dette kan være avvik fra spesifikasjonene i Noark-4.1 kap. 15 for arkivuttrekk fra Noark-4 system, eller avvik fra metadatastandarden ADDMML og IKA Møre og Romsdals retningslinjer for dokumentasjon av metadata, kan IKA Møre og Romsdal returnere arkivuttrekket til arkivskaper. IKA Møre og Romsdal vil så langt som mulig rette opp eventuelle avvik i mottatte arkivuttrekk.

Når arkivuttrekket er kvalitetssikret, og deponert vil arkivskaper få tilsendt en deponeringskvittering. Arkivuttrekket vil da bli oppbevart som en ”arkivkopi”. Etter at deponeringen er gjennomført kan materialet avleveres, dvs. at IKA Møre og Romsdal overtar
ansvar over materialet, herunder ansvaret for alt videre teknisk vedlikehold og de tekniske konverteringer. Arkivskaper må da kontakte IKA Møre og Romsdal for å få en bekreftelse på avleveringen.

Tilgjengeliggjøring og formidling
Maskin- og programsystemuavhengig lagring av digitalt skapt arkivmateriale (lagring i "rådataform") innebærer at det avleverte materialet er rensket for de originale hjelpemidlene for fremfinning.

Tjenester knyttet til tilgjengeliggjøring og formidling er under utvikling. Pr. i dag vil elektronisk materiale kunne formidles og/eller tilgjengeliggjøres ved at arkivskaper henvender seg til IKA Møre og Romsdal.