16.05.2014

Om arbeidet med eldre arkiv

IKA tek på seg å ordne, registrere, katalogisere og gjere tilgjengeleg det eldre arkivmaterialet til kommunane. Med eldre arkivmateriale meiner me arkiv frå før 1964. Dette året er valt grunna dei mange kommunesamanslåingane som gjekk føre seg nett då. Er ein protokoll påbyrja før 1964, men held fram også etter dette året, er den likevel registrerte som eit eldre arkivstykke. I første omgang tek me føre oss protokollane, medan korrespondanse- og saksarkiv kjem i etterkant. Etter kvart er målet også å kunne lage eit saksregister for møtebøkene til dei viktigaste arkivskaparane.
Me har også oppretta ein søkedatabase på internett for det eldre kommunale arkivmaterialet. Her vil me leggje inn nye arkiv etter kvart som dei blir ordna og registrerte.

Rekkjefølgja på arkivskaparane er bestemt av kommunearkivnøkkelen. Me registrerer materialet i eit registreringsprogram som heiter ASTA, og nyttar ein arkivserienøkkel som kallast for Norsk Allment Arkivskjema. Me har også bygd den noko ut, slik at den betre samsvarar med det arkivmaterialet me har funne ute i kommunane. I den samanheng vil ein kanskje treffe på ord og uttrykk som ein ikkje heilt veit kva tyder, og ein kan ha bruk for ordforklaringar.

IKA har også tilbydt medlemskommunane å deponere det eldre kommunale arkivmaterialet i dei nye lokala våre i Ålesund. Ved å deponere det eldre materialet til Ålesundsdepotet, sikrar kommunane seg at materialet blir oppbevart etter arkivforskrifta. Det er sikra mot innbrot, brann, flaum, fukt og lekkasje. Dessutan vil materialet i mange tilfelle bli meir tilgjengeleg, både for dei kommunetilsette og for publikum. Eit krav i arkivforskrifta er at eit arkivlokale for eldre og avslutta arkiv skal vere betent. Her har IKA betre vilkår for å lukkast enn kommunane sjølve. Dessutan er det inngått ein intensjonsavtale mellom Statens Bibliotektilsyn og Riksarkivaren om utlån av eldre materiale frå arkivdepot via folkebiblioteka i kommunane. 12 av medlemskommunane har førebels gått inn på IKAs depotavtale for eldre kommunearkiv.

Eldre kommunalt arkivmateriale på private hender
Det er slett ikkje uvanleg at privatpersonar rundt i kommunen har kommunalt arkivmateriale liggande på loftet eller i kjellaren. Dette er kommunen sin eigedom, og skal returnerast til kommunen. Slike avleveringar er det av stor nytte å dokumentere, og kommunen bør difor oppmode personen som avleverar å fylle ut ei avleveringskvittering.