26.06.2014

Organisering av arkivtjenesten i kommune-Norge

Arkivhåndboken for offentlig forvaltning er skriven av Ivar Fonnes.
Arkivhåndboken for offentlig forvaltning er skriven av Ivar Fonnes.
Slik situasjonen er i kommune-Norge i dag, finnes det omtrent like mange varianter når det gjelder arkivorganisering som det finnes kommuner. Dette er en rest fra da arkivtjenesten i en kommune var ansett som en ren sekretærfunksjon, og hvor det å bringe sjefen kaffe og fungere som kommunens ansikt utad var omtrent like viktig som å åpne posten og ta telefonen.

Mange vil si at vi i dag har beveget oss vekk fra dette synet på arkivtjenesten. I teori stemmer dette kanskje, men dessverre ikke i praksis. Mange kommuner lider under en fortsatt fokusering på sekretærfunksjonen framfor arkivfunksjonen.

Arkivloven ble vedtatt i 1992, og trådte i kraft i 1999, da arkivforskriften var ferdig utarbeidet. Det er i følge arkivforskriftens § 1-1 rådmannen som er den øverste ansvarlige for arkivfunksjonen i en hver kommune. Rådmannen kan delegere ansvaret for den daglige driften ned til en arkivleder, men sitter selv igjen med det overordnede ansvaret.

Arkivforskriften uttrykker i klartekst hvordan en kommunes arkivtjeneste skal organiseres:

"Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet.” (§ 2-1)

Det er dermed to ting som er hevet over enhver tvil: En kommune er pålagt å ha en arkivtjeneste felles for hele kommunen (da de fleste kommuner definerer seg som ett organ), og kommunen er pålagt å ha en arkivansvarlig til å lede denne tjenesten. Selv om lovteksten benytter frasen ”som hovudregel”, skal det svært mye til for å få dispensasjon fra dette kravet.

Rådmannen i en kommune har dermed ansvaret for:

Å etablere én arkivtjeneste for hele kommunen.

Å oppnevne en arkivansvarlig (arkivleder) med ansvar for den daglige driften.

Å sørge for tilstrekkelig bemanning. Bare svært små kommuner vil kunne nøye seg med kun den arkivansvarlige.

Å sørge for at arkivtjenesten disponerer tilfredsstillende lokaler og utstyr, både når det gjelder dagligarkiv, bortsettingsarkiv og fjernarkiv.

Å sørge for at arkivpersonalet holder tilfredsstillende faglig kompetanse.

Arkivtjenesten skal normalt organiseres under den adminstrasjonsenhet som har ansvaret for kommunens fellessaker. Man får dermed en tredeling av arkivansvaret: Rådmann (overdordnet ansvar) – administrasjonsleder (administrativt ansvar) – arkivleder (daglig ansvar). Herunder kommer så arkivmedarbeiderne, som arkivleder bør ha personalansvaret for.
Arkivtjenesten skal så langt som råd er organiseres som et sentralarkiv. Dersom kommunen er svært spredt geografisk, trenger ikke arkivtjenesten nødvendigvis være én fysisk enhet, men slike utskilte enheter skal alltid være en del av en felles arkivtjeneste, og underlagt arkivlederen. Sentralarkiv er en selvfølgelighet i de tilfeller der kommunen har tatt i bruk skanning med tanke på framtidig fullelektronisk arkiv. Sentralarkivet bør etter hvert da omfatte alle arkiv ved alle etater eller virksomheter, med kun få unntak. En slik samling av arkivmedarbeidere og arkiv gir økt kompetanse blant de arkivansatte, og dermed økt sikkerhet for at materialet behandles etter gjeldende lover og regelverk, til beste både for kommunen selv og dens innbyggere.

Funksjonen som arkivleder er avgjørende for at arkivarbeidet skal bli utført tilfredsstillende, og arkivlederen må derfor være en person med arkivfaglig utdanning eller lang arkiverfaring. Det er dessuten en forutsetning at arkivlederen blir gitt de nødvendige fullmakter for å utføre arbeidet. Herunder ligger at arkivleder bør ha et visst økonomisk ansvar, vedkommende må delta ved ansettelse av nye arkivmedarbeidere, og bør som nevnt ha personal- og ledelsesansvar for de ansatte i arkivtjenesten. Arkivleder skal fungere som en kvalitetssikrer når det gjelder kommunens informasjonsforvaltning, både med tanke på interne og eksterne brukere.

En arkivansvarlig og en arkivmedarbeider skal som utgangspunkt ikke ha andre arbeidsoppgaver enn som henholdsvis leder for og som ansatt i arkivtjenesten. Dersom andre funksjoner skal legges til en arkivstilling, som for eksempel sekretær for diverse råd, styrer og utvalg, skal og må stillingen som arkivleder- eller medarbeider komme først. Kun etter at arkivoppgavene er utført, kan andre oppgaver utføres. Dette er et punkt som Riksarkivaren tar svært alvorlig, da historien er full av eksempler på hvordan kommunale arkiv kan tenkes å bli behandlet dersom ingen har arkivarbeid som sin primære oppgave.

Rådmannen i en kommune er som den overordnede arkivansvarlige også ansvarlig for kommunens eldre materiale. Dersom en kommune velger å selv være arkivdepot, må kommunen også oppnevne en depotansvarlig. Kun små kommuner kan kombinere stillingen som arkivansvarlig med stillingen som depotansvarlig, og det er ikke alltid en kombinasjon å anbefale. Det er fort at ansvarsområdet da kan bli for stort og uryddig for én person, med fare for at det ene arbeidsområdet blir forsømt.

Det er dessuten viktig å ha klart for seg at det i følge regelverket skal være et skille mellom arkivdanningsfunksjonen og arkivdepotfunksjonen, og det stilles ulike krav til behandling av arkivmateriale i de to fasene. Den depotansvarlige bør dog ha en rolle i forhold til arkivdanningen, men da som støttespiller og veileder, og ikke som ansvarshavende.

Litteratur:

Fonnes, Ivar (2000):”Arkivhåndboken for offentlig forvaltning”, Kommuneforlaget AS, Oslo

Arkivloven med forskrifter (1999).

Kategori: 
Arkivdanning